RFID failu pārvaldības risinājums: failu meklēšanas pārvēršana no “adatas meklēšanas siena kaudzē” par “atrašanās vietas noteikšanu ar vienu klikšķi”

Vai esat saskāries ar šīm problēmām arhīvu pārvaldībā?

● Arhīva katalogizācijas process ir apgrūtinošs un neefektīvs, un tā organizēšana aizņem ilgu laiku.

● Arhīvu izpēte aizņem ilgu laiku, un izpētes precizitātes prasības ir grūti izpildīt.

● Arhīva glabāšanas secība ir viegli izjaucama, un, kad tas ir pazaudēts, to ir grūti atrast.

● Arhīvu inventarizācijas darbība nav zinātniska

● Publisko arhīvu izmantošanas līmenis nav augsts

● Arhīva konfidencialitātes darbs joprojām balstās uz roku darbu, konfidencialitāte ir zema un risks ir augsts.

● Arhīvu zudumu novēršanas darbs ir apgriezts, un daudzi vērtīgi arhīvi tiek bojāti vai pazaudēti.

RFID arhīvu pārvaldības tehnoloģija padara šīs problēmas par pagātni

01

Kas ir RFID failu pārvaldība?

Vienkārši sakot, katram failam jāpievieno “elektroniskā identifikācijas karte” (RFID birka) un pēc tam, izmantojot viedierīces, to ātri jāidentificē un jāpārvalda. Galvenās sastāvdaļas:

※ Elektroniskā birka: piestiprināta pie failu maisa/faila, unikāls numurs

※ Lasīšanas un rakstīšanas aprīkojums: rokas ierīce, kanālu durvis, viedais skapis utt.

※ Vadības sistēma: dators/mobilais tālrunis, lai jebkurā laikā pārbaudītu failu atrašanās vietu un statusu

02

Kā RFID atrisina failu pārvaldības problēmas?

1. problēma: manuāla meklēšana ir pārāk lēna, vidēji aizņemot 15 minūtes katram failam.

RFID risinājums: skenējiet ar rokas ierīci, lai atrastu failu 3 sekundēs

Lieta: Pēc tam, kad tiesa to pieņēma, failu pārsūtīšanas laiks tika saīsināts no 30 minūtēm līdz 1 minūtei.

2. problēma: priekšmetus ir viegli pazaudēt, un aizņēmumu reģistrācijas grāmatā ir viegli palaist garām ierakstus.

RFID risinājums: Fails automātiski reģistrē ieeju un izeju, kad tas iziet cauri kanāla durvīm, un automātiski atgādina, ja tas netiek atgriezts pēc derīguma termiņa beigām.

Efekts: Noteikta arhīva zudumu līmenis samazinājās par 95 %

3. problēma: inventarizācija prasa laiku, un 10 cilvēkiem 10 000 failu inventarizācija aizņem 1 nedēļu.

RFID risinājums: Rokas ierīce pārvietojas pa plauktu un 1 stundas laikā veic visas bibliotēkas inventarizāciju.

Dati: Krājumu efektivitāte palielinājās 20 reizes

03

Trīs soļi RFID failu pārvaldības ieviešanai

1. darbība

Marķēšana: Katram failam pievienojiet pretmetāla/papīra RFID etiķeti (pasta zīmes lielumā).

Informācija par etiķeti: faila numurs, nosaukums, konfidencialitātes līmenis utt.

2. darbība

3. darbība

Sistēma automātiski reģistrē: Kas to aizņēmās? Kad jūs to aizņēmāties? Kur pašlaik atrodas fails? Vai krātuves statuss ir normāls?

04

Kāpēc izvēlēties RFID svītrkoda vietā?

● Nav nepieciešams izlīdzināt: failus var identificēt pat tad, ja tie ir sakrauti

● Partijas lasīšana: skenējiet visu failu kasti vienlaikus

● Spēcīga izturība: etiķetes kalpošanas laiks ir vairāk nekā 10 gadi

05

Kuras vienības ir piemērotas?

✅ Valdības arhīvi

✅ Slimnīcas medicīniskās kartes

✅ Uzņēmuma līgumu telpa

✅ Skolas arhīvu centrs

✅ Sabiedrības drošības, prokuratūras un tiesas dokumenti

06

Nākotnē būs vēl gudrāk!

Mākslīgā intelekta paredzēšana: automātiski pielāgojiet glabāšanas vietu atbilstoši aizņemšanās biežumam

Temperatūras un mitruma uzraudzība: Birkas integrē sensorus, lai aizsargātu vērtīgus arhīvus

Blokķēdes pierādījumu glabāšana: nodrošiniet, lai arhīva aprites ierakstus nevarētu manipulēt

Kopsavilkums: RFID arhīvu pārvaldība pārvērš “mirušos arhīvus” par “dzīviem datiem”, atbrīvojot administratorus no atkārtota darba. Ja jums joprojām ir galvassāpes, atrodot failus, kāpēc gan neizmēģināt šo “viena uzlīme, viena skenēšana” melno tehnoloģiju!